Áttekintés
A Projekt a rendszer legfontosabb szervező egysége: egy-egy munkát, beruházást vagy kivitelezést jelöl. Szinte minden más modul egy projekthez kötődik – a projekt az a „mappa", amely köré a hozzá tartozó megrendelések, szerződések, jegyzőkönyvek, ütemtervek és számlák rendeződnek.
Egy projekthez megadhatja a megrendelőt (a Partnerek közül), a felelős munkatársakat, az építési napló adatait, valamint a hozzá tartozó alvállalkozókat és szerződéseket. Egy nagyobb projekt alprojektekre bontható, ha egy munkán belül több, önállóan kezelhető szakasz vagy egység van.
A projekteket állapotuk szerint kezeli a rendszer: a folyamatban lévők Aktív, a lezártak Inaktív státuszt kapnak. A gyakran használt projekteket kiemeltté teheti, hogy azonnal elérje őket.
Hol találom? A bal oldali menüben a Projektek pontra kattintva. Innen éri el a projektek listáját, nyithat meg meglévő projektet, és vehet fel újat.
A projektek listája
Belépéskor a projektek táblázatos listáját látja. Minden sor egy-egy projekt; a sorra kattintva megnyílik az adatlap. A lista fölött a legfontosabb, kiemelt projektjeit külön kártyákon is látja, a lista tetején pedig szűrő- és keresőeszközök segítik a gyors megtalálást.
A táblázat oszlopai: a Kód (munkaszám) előtt három extra oszlop áll – egy kijelölő négyzet (csoportműveletekhez), egy pin (kedvenc / szív) ikon a kiemeléshez és egy szerkesztés ikon –, majd a Kód, Megnevezés, Partner (megrendelő), Szolgáltatás, Dátum és Állapot. A listán a következő eszközök állnak rendelkezésre:
- Keresés – kód, megnevezés vagy állapot töredékére kereshet.
- Szűrés állapot szerint – választhat az Összes, az Aktív és az Inaktív projektek nézete között.
- Összes partner szűrő – az állapotszűrő mellett a lista partner (megrendelő) szerint is szűkíthető.
- Kiemelt projektek – a szív (pin) ikonra kattintva egy projektet felvehet a kiemeltek közé (vagy eltávolíthat onnan); a kiemeltek a lap tetején, külön kártyákon jelennek meg.
- Új projekt gomb – új munka felvétele (lásd a lépéseket).
- Sor eleji műveletek – a sor elején a szerkesztés ikonnal nyithatja meg az adatlapot, a pin ikonnal emelheti ki a projektet.
Alprojektek a listában. Az alprojektek nem önálló sorként jelennek meg, hanem a fő projektjük alá rendezve, alapból becsukva. Ha egy projektnek vannak alprojektjei, a kódja előtt egy kis nyíl, a megnevezése mellett pedig egy „N alprojekt” címke látszik – bármelyikre kattintva lenyílnak (illetve újra becsukódnak) az alprojektek, behúzva, a fő projekt sora alatt. A lenyitott projektek a lista frissítése után is nyitva maradnak.
Ha egy alprojekt a fő projektje nélkül felel meg a szűrésnek vagy a keresésnek (pl. csak az alprojekt kódjára keresett, vagy a fő projekt inaktív, és az aktívakat szűri), akkor önálló sorként jelenik meg, a neve alatt pedig az „Alprojekt: …” felirat mutatja, melyik projekthez tartozik.
A listán csoportműveletek is elérhetők: soronként a kijelölő négyzettel, illetve a fejlécben lévő „mind” kijelölő négyzettel jelölheti ki a projekteket (a „mind” kijelölés csak a látható sorokra vonatkozik, a becsukott alprojektekre nem), majd a kijelöltekre az alábbi műveleteket futtathatja:
- Excel export – a kijelölt projektek adatainak letöltése táblázatban.
- Aktiválás / inaktiválás – a kijelölt projektek állapotának egyszerre történő átállítása (jogosultsághoz kötött).
- Törlés – a kijelölt projektek eltávolítása. A törlés soft-delete, azaz a projektek nem vesznek el véglegesen (jogosultsághoz kötött).
A kiemelt projektek funkciót érdemes kihasználni: a napi munkában néhány projekttel foglalkozik intenzíven – ezeket kitűzve nem kell minden alkalommal a listában keresgélnie.
A projekt adatlapja
Egy projektet megnyitva annak adatlapja jelenik meg. Az adatlap tetején fülekre tagolódik: a Projekt adatok fülön az alapadatokat rögzíti, a további füleken a projekthez kapcsolódó modulokat (megrendelések, szerződések, jegyzőkönyvek stb.) éri el. Az egyes fülek elérhetősége a jogosultságától függ.
Az adatlap fülei:
- Projekt adatok – a projekt törzsmezői, a szerződéses vállalkozók és az alprojektek (lásd lentebb).
- Megrendelések – a projekthez tartozó megrendelések (a szám a fülön a darabszámot mutatja).
- Szerződések – a projekt szerződéses dokumentumai.
- Anyagnyilvántartás – a projekthez kiszállított, beépített és más projektre átszállított anyagok tételes nyilvántartása.
- Jegyzőkönyvek – a projekthez rögzített jegyzőkönyvek (csak megfelelő jogosultság esetén látszik).
- Ütemtervek – a projekt ütemtervei (csak megfelelő jogosultság esetén látszik).
- Teljesítésigazolások – a projekthez tartozó teljesítésigazolások (csak megfelelő jogosultság esetén látszik).
- Pénzügy – a projekt pénzügyi áttekintése partnerenként: szerződött, TIG-gel igazolt, kiszámlázott és kifizetett összeg, fedezet (lásd lentebb; csak megfelelő jogosultság esetén látszik).
- Feladatok – a projekthez rendelt feladatok listája.
- Idővonal – a projekt feladatai és mérföldkövei Gantt-diagramon (lásd lentebb).
- Dokumentumok – a projekt fájljai a LiLDrive dokumentumtárban.
- Projekt törlése – a projekt törlése (lásd lentebb).
- Felhasználók kezelése – ki férhet hozzá a projekthez, milyen jogosultsággal.
Egyes fülek jogosultsághoz kötöttek: a Jegyzőkönyvek, a Teljesítésigazolások, a Pénzügy és az Ütemtervek csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználóknak jelennek meg. Alprojekt esetén az adatlapon csak az Alprojekt adatok fül látszik; az alprojektet a fő projekt alprojekt-táblázatában, a sor végi gombokkal inaktiválhatja vagy törölheti.
A fül-sáv „Továbbiak” menüje
Ha a fülek asztali nézetben nem férnek el egy sorban (keskenyebb ablakban vagy sok jogosultsághoz kötött fül esetén), a ki nem férő fülek a fül-sáv végén megjelenő Továbbiak lenyíló menübe kerülnek. A menüt a gombra kattintva nyithatja le, és innen ugyanúgy választhat fület, mint a sorból; a menü a választás után, máshová kattintva vagy az Esc billentyűvel bezárul. Ha az éppen megnyitott fül a menüben van, a Továbbiak gomb kiemelve jelzi ezt. Az ablak átméretezésekor a fülek automatikusan újrarendeződnek.
Mobilon (keskeny képernyőn) nincs Továbbiak menü: ott a fül-sáv egy sorban marad, és a fülek között vízszintesen görgetve lapozhat.
Visszalépés a más oldalra vivő fülekről
A Megrendelések, a Szerződések és a Dokumentumok fül nem az adatlapon belül nyílik meg, hanem átvisz egy másik oldalra: a megrendelések listájára, illetve a projekt mappájára a LiLDrive-ban. Ezeken az oldalakon – és a megrendelésből megnyitott megrendelés-szerkesztőben is – egy Projekt adatok gomb (balra mutató nyíllal) jelenik meg, amely egy kattintással visszaviszi a projekt adatlapjára. A gomb fölé víve az egeret a projekt neve is látszik.
A Projekt adatok gomb csak akkor jelenik meg, ha a céloldal ugyanahhoz a projekthez tartozik, amelynek az adatlapját legutóbb megnyitotta. Ha például közben egy másik projekt adatlapját nyitotta meg, egy korábbi projekt oldalain a gomb nem látszik.
Projekt adatok
A projekt azonosításához és a felelősök megadásához szükséges törzsmezők. A törzsmezők automatikusan mentődnek, amint módosítja az értéket, illetve elhagyja a mezőt. Az adatlapon ezért nincs külön mentő gomb – az oldal alján a „A változások automatikusan mentődnek” felirat emlékeztet erre.
Először a nevet adja meg. Új projektnél és új alprojektnél, amíg a Projekt név (alprojektnél Alprojekt név) mező üres, az adatlap többi művelete zárolva van: a kedvencnek jelölő csillag, a fülek (a Projekt törlése kivételével), a Projekt résztvevők blokk, a Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása szakasz és az alprojektek táblázata halványan látszik, és nem kattintható. A név mező kiemelve jelenik meg, alatta a „Add meg a projekt nevét — utána érhetők el a további műveletek.” (alprojektnél „Add meg az alprojekt nevét — …”) figyelmeztetéssel. Amint beírja a nevet, a zárolás azonnal feloldódik.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Projekt azonosító / Munkaszám kötelező | A projekt egyedi azonosítója, amelyre a munkaszámként hivatkozik. Alprojektnél az „Alprojekt azonosító" nevet viseli. | 2024-017 |
| Projekt név kötelező | A projekt megnevezése, amely a listákban és a dokumentumokon megjelenik. Alprojektnél „Alprojekt név". | Fő utcai társasház |
| Megrendelő | A projekt megrendelője a Partnerek közül választva. Alprojektnél e mező „Alvállalkozó" néven jelenik meg. | Példa Építőipari Kft. |
| Megrendelő #2 | Második megrendelő, ha a projektnek több megrendelője van. (Csak fő projektnél.) | Társtulajdonos Kft. |
| Szolgáltatás típusa | A projekt jellege a szolgáltatások listájából (a szervezet által beállított értékek). | Generálkivitelezés |
| Státusz | A projekt állapota a projekt-státuszok listájából. Ez határozza meg, hogy a projekt aktívnak vagy inaktívnak számít-e. | Folyamatban |
| Építési napló száma | A hivatalos építési napló azonosítója. Alprojektnél „Építési alnapló száma". | e-napló azonosító |
| Leírás | Szabad szöveges leírás a projektről, hosszabb megjegyzésekhez. | Homlokzat-felújítás, 3 ütemben |
A Projekt résztvevők blokkban a projekthez felelős munkatársakat rendelhet, kategória szerint – kategóriánként akárhány főt. Válassza ki a Kategória mezőben a szerepkört, a Felhasználó mezőben a munkatársat (vagy a Partnerek modul egy kapcsolattartóját), majd kattintson a Hozzáadás gombra. A felvett személyek kategóriánként, kártyákon jelennek meg; a neve melletti ✕ gombbal veheti ki valakit a kategóriából.
| Kategória | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Megrendelő | A megrendelő oldali kapcsolattartók. | Kovács János, Kiss Mária |
| Tervező | A projekt tervezéséért felelős munkatársak. | Nagy Anna |
| Kivitelező | A kivitelezésért felelős munkatársak. | Szabó Péter, Horváth Béla |
| Műszaki ellenőr | A műszaki ellenőrzést végző munkatársak. | Tóth Gábor |
| Pénzügyi | A projekt pénzügyeiért felelős munkatársak. | Kiss Éva |
A LiLDrive-ban egy dokumentumot kategóriánként egy jóváhagyás elég: bármelyik kategóriatag jóváhagyhatja a kategória nevében.
Partner-kapcsolattartó felvétele résztvevőnek
A Felhasználó választóban két csoport van: a Felhasználók (a rendszer felhasználói) és a Partner-kapcsolattartók (a partnerek kapcsolattartói, a cég nevével). Kapcsolattartót csak akkor választhat, ha van érvényes e-mail-címe – a cím nélküliek „(nincs e-mail-cím)” megjegyzéssel, nem választhatóan szerepelnek.
- Válassza ki a Kategóriát, majd a Felhasználó mezőben a Partner-kapcsolattartók közül a személyt.
- Kattintson a Hozzáadás gombra. Megjelenik a Kapcsolattartó hozzárendelése megerősítő ablak: a kapcsolattartó még nem felhasználó, ezért a rendszer LiLDrive-vendégfiókot hoz létre neki az e-mail-címével (ha már van fiókja, azt használja).
- A Hozzárendelés gombbal hagyja jóvá. A személy bekerül a kategóriába, és innentől a választóban a Felhasználók között szerepel.
A vendégfiók létrehozásáról a rendszer nem küld e-mailt. Ha vendégfiókos személyt rendel egy kategóriához, a projekt LiLDrive-mappáit a rendszer automatikusan olvasási joggal megosztja vele (erről üzenet is tájékoztatja), így a projekt dokumentumait megnyithatja és a kategóriája nevében jóváhagyhatja. A kártyán a vendégfiókos személyt eltérő (körvonalas) ikon jelöli. Ha valakit eltávolít a kategóriából, a LiLDrive-megosztása megmarad.
Minden mezőmódosítás automatikusan mentődik – nem kell külön mentenie. Sikeres mentéskor a mező címkéje mellett rövid időre egy zöld „✓ Mentve” jelzés villan fel; ha a mentés nem sikerült, piros „Mentés sikertelen” jelzés figyelmeztet, ilyenkor próbálja újra. A módosításokat a rendszer naplózza, így később visszakövethető, ki és mikor változtatott a projekt adatain.
Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása
A Projekt adatok fül alján tartja nyilván a projekthez tartozó vállalkozókat és a velük kötött szerződéseket. Minden vállalkozó egy külön kártyán jelenik meg; széles képernyőn soronként három kártya áll egymás mellett, keskenyebb ablakban kettő, mobilon egymás alá kerülnek. Új vállalkozót a szakasz jobb felső sarkában lévő Új vállalkozó gombbal vehet fel – ilyenkor egy üres kártya jelenik meg, amelyet a helyén kitölthet. A kártyák mezői is automatikusan mentődnek.
Minden kártyához szerződés-kategóriát rendelhet. A kártyán a kategória színes címkeként, a fejléc alatt látszik (ha nincs megadva: „Nincs kategória”). A választható kategóriák:
- (Fő)vállalkozói szerződés
- Szerződésmódosítás(ok)
- Pótmunka szerződés
- Pótmunka megrendelés
Szűrés kategória és partner szerint
Ha a projekthez már van rögzített vállalkozó, a kártyák fölött egy szűrő sor jelenik meg:
- Kategória – Összes kategória, a négy szerződés-kategória egyike vagy Nincs kategória; minden érték mellett zárójelben az adott kategóriájú kártyák száma látszik.
- Partner – Összes partner vagy a kártyákon szereplő vállalkozók egyike (névsorban, a kártyáik számával).
A szűrő sor végén látja, hány dokumentum (kártya) felel meg a szűrésnek (pl. „2 / 5 dokumentum”). A Szűrők törlése gombbal mindkét szűrőt egyszerre visszaállíthatja; ha egyetlen kártya sem felel meg, a „Nincs a szűrésnek megfelelő dokumentum.” üzenet jelenik meg. A választott szűrés projektenként megmarad, amíg a böngészőlap nyitva van – így egy kártya módosítása vagy az oldal frissítése után sem kell újra beállítania.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Vállalkozó | A kártya fejlécében: a vállalkozó cég a partnerek közül választva (vagy „Nincs vállalkozó”). | Beton Bt. |
| Szerződés kategória | A szerződés kategóriája a fenti négy érték közül; a kártya címkéje és a szűrő sor darabszámai azonnal frissülnek. | Pótmunka szerződés |
| A teljesítés aránya | A vállalkozói munka készültségi foka százalékban és csíkként: a projekthez rögzített teljesítésigazolások nettó összege a szerződés nettó összegéhez képest. 100%-nál zöldre vált; ha nincs megadva nettó összeg, 0%. | 60% |
| Szerződés típus | A szerződés fajtája a szerződéstípusok listájából. | Vállalkozási szerződés |
| Szerződés szám | A szerződés azonosító száma. | V-2024/017 |
| Munka megnevezése | A vállalkozó által végzett munka rövid leírása. | Alapozás |
| Szerződés kezdete / Véghatáridő | A szerződés időtartama, dátumválasztóval megadva (a mező melletti naptár ikonra kattintva). | 2024. 05. 01. |
| Nettó összeg / Bruttó összeg | A szerződés értéke. A teljesítés aránya a nettó összegből számolódik. | 4 500 000 |
| Részhatáridők | A szerződés közbenső határidői dátummal és megnevezéssel, dátum szerint rendezve (lásd lent). | 2024.06.15 – Alapozás kész |
A kártya alján lévő gombok:
- TIG-ek – a vállalkozóhoz tartozó teljesítésigazolások ennél a projektnél.
- Pénzügy – a projekt Pénzügy fülére visz, ahol a vállalkozó sora már lenyitva látszik: a szerződése, a teljesítésigazolásai és a számlái egy helyen. (Ha a Pénzügy fülhöz nincs jogosultsága, a gomb helyén a régi Számlák gomb látszik.)
- Feltöltés (felhő ikon) – a projekt Szerződések mappájának megnyitása a LiLDrive-ban, ahová a szerződés dokumentumát feltöltheti.
- Letöltés (nyíl ikon) – a rögzített szerződés letöltése (csak ha van).
- Új szerződés – új vállalkozói szerződés készítése mintadokumentumból, a projekt és a vállalkozó adataival előtöltve. Ha a kártyához már tartozik szerződés, a gomb helyén a Szerződés megnyitása gomb látszik, amely a meglévő szerződést nyitja meg szerkesztésre.
A kártya fejlécében a ceruza ikonnal a vállalkozó partneradatait szerkesztheti, a kuka ikonnal pedig törölheti a vállalkozót a projektből (jogosultságtól függően).
Részhatáridő felvétele
- A vállalkozó kártyáján, a Részhatáridők alatt kattintson az + Új határidő linkre.
- A megjelenő kis űrlapon válassza ki a határidő dátumát, és adja meg a megnevezését (mindkettő kötelező).
- Kattintson a Mentés gombra. A részhatáridő azonnal megjelenik a listában; a Mégsem gombbal mentés nélkül zárhatja be az űrlapot.
Egy részhatáridőt a sora végén lévő kuka ikonnal törölhet.
A mezők és gombok szerkesztése jogosultsághoz kötött: ha a projekten nincs szerkesztési joga, a kártyák adatait látja, de nem módosíthatja őket, és az Új határidő link sem jelenik meg.
Alprojektek
Egy fő projekt alá tetszőleges számú alprojekt rendezhető, ha egy munkán belül több, önállóan kezelhető egység van (például egy-egy alvállalkozói szerződés). Az alprojekteket a Projekt adatok fül alján, az Alprojektek / Alvállalkozói szerződések blokk táblázatában látja, és az Új alprojekt gombbal veheti fel őket (jogosultsághoz kötött). Az új alprojekt adatlapja azonnal megnyílik; itt is először az Alprojekt név mezőt kell kitöltenie, addig a többi művelet zárolva van (lásd fent). Egy alprojekt ugyanolyan adatlappal rendelkezik, mint a fő projekt – csak néhány mező elnevezése tér el (pl. „Alprojekt azonosító", „Alvállalkozó"). A projektek listájában az alprojektek a fő projektjük alatt, lenyitható módon jelennek meg.
Az alprojekt azonosítóját a rendszer automatikusan adja: a fő projekt kódja után kétjegyű sorszámot fűz, 01-től kezdve. Például a 02090 kódú projekt alprojektjei: 0209001, 0209002, 0209003… Az azonosítót utólag kézzel is átírhatja.
Az alprojektek listáját állapot szerint (Összes állapot / Aktív / Inaktív) is szűrheti, valamint kereshet a kód, a megnevezés és az állapot alapján.
A táblázat minden oszlopa szerint rendezhető: a Kód, Megnevezés, Partner, Szolgáltatás, Dátum és Állapot oszlop fejlécére kattintva a sorok az adott oszlop szerint rendeződnek; ismételt kattintásra a sorrend megfordul (növekvő ↔ csökkenő). Alapértelmezés szerint a lista kód szerint, növekvő sorrendben jelenik meg. A sorok végén lévő gombokkal az alprojektet aktiválhatja / inaktiválhatja, illetve törölheti (jogosultságtól függően).
Anyagnyilvántartás
Az Anyagnyilvántartás fülön tételesen vezetheti a projekthez kapcsolódó anyagmozgásokat. Az Új tétel gombbal vehet fel sort; a táblázat több logikai blokkra tagolódik:
- Kiszállított (tervezett) – szállítólevél száma, anyag megnevezés, mennyiség és mértékegység.
- Beépített – a ténylegesen beépített anyag megnevezése és mennyisége.
- Különbözet – a raktáron maradt, illetve eltérő mennyiség.
- Átszállítás más projektre – honnan, hová és mikor mozgatták az anyagot a projektek között.
- Szállított mennyiség – az átmozgatott mennyiség és mértékegysége.
Felhasználók kezelése
A Felhasználók kezelése fülön szabályozza, hogy kik férnek hozzá a projekthez és milyen jogosultsággal. Egy meglévő felhasználót a listából kiválasztva a Hozzáadás gombbal rendelhet a projekthez. Ha a munkatárs még nincs a rendszerben, az Új felhasználó meghívása űrlapon veheti fel a Név, Email cím és Jogosultsági szint megadásával.
A projekthez rendelt felhasználók táblázatában láthatja mindenkinek a jogosultságát, e-mail címét, a hozzá tartozó partnert és a projekthez rendelés dátumát – így egy helyen áttekintheti, ki dolgozik a projekten.
Idővonal (Gantt-diagram)
A projekt adatlapján az Idővonal fülön a projekthez tartozó feladatok és mérföldkövek időbeli, sávos (Gantt) ábrázolása jelenik meg – egyetlen pillantással látható, mi mikor esedékes, és mely teendők futnak párhuzamosan. A nézet a Feladatkezelőben megadott kezdési és határidőket használja.
- Gantt-nézet – a feladatok sávjai a státuszuk szerinti színnel, a sávkitöltés a készültséget (haladást) mutatja. A nézet Nap / Hét / Hónap bontásban is megjeleníthető a felső gombokkal.
- Húzással átütemezés – egy feladat sávjának eleje vagy vége áthúzható egy másik dátumra, és a rendszer a módosítást automatikusan menti (a megfelelő jogosultság birtokában). Így az ütemezés közvetlenül az idővonalon finomítható.
- Mérföldkövek – a projekt szerződéses kezdő- és véghatárideje, valamint az ütemtervek mérföldkövei külön kiemelve; állapotuk (közelgő, ma esedékes, lejárt) jelölt.
- A dátum nélküli feladatok külön, a diagram alatti listában szerepelnek – ezeknek először adjon kezdési/határidőt a Feladatkezelőben, hogy megjelenjenek az idővonalon.
Pénzügy (projekt-kontrolling)
A Pénzügy fül egy helyen mutatja, hol tart a projekt pénzügyileg. Új adatot nem kell hozzá rögzítenie: a rendszer a már meglévő adatokat kapcsolja össze:
- a vállalkozói kártyák szerződéses összegét (lásd Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása),
- a teljesítésigazolások (TIG) igazolt összegét,
- a LiLFinance számláit és azok fizetési állapotát.
Minden összeg nettó, a projekt pénznemében. Fő projektnél a fül az alprojektek szerződéseit, TIG-jeit és számláit is tartalmazza.
Vevői és szállítói oldal
A rendszer minden partnert automatikusan besorol:
- Vevői oldal (bevétel) – a projekt Megrendelője (alprojektnél a fő projekté) és a kimenő számlák. Ide kerül az is, ha egy teljesítésigazoláson vagy kártyán a saját cége a vállalkozó: ilyenkor a megrendelő igazolja az Ön teljesítését, tehát az bevétel.
- Szállítói oldal (költség) – minden más partner, jellemzően az alvállalkozók, és a bejövő számlák.
Mindkét oldal saját összesítő kártyát kap:
| Érték | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Szerződött | A vállalkozói kártyák nettó összege. Ha a kártyán nincs összeg, a teljesítésigazolás adatlapján megadott Szerződés szerinti vállalási ár. | 4 261 382 |
| TIG-gel igazolt | A teljesítésigazolások tételeinek nettó összege; alatta a készültség (igazolt / szerződött). | 2 887 320 · 68% |
| Kiszámlázott | A partnerrel kapcsolatos számlák nettó összege (vevői oldalon a kimenő, szállítói oldalon a bejövő számlák). | 1 500 000 |
| Kifizetett | A kiszámlázott összegből a fizetettnek jelölt számlák. | 1 000 000 |
| Számlázható / Számlára vár | A TIG-ek szerint fizetendő összeg (a visszatartások és levonások után) mínusz a már kiszámlázott összeg. Vevői oldalon ennyit számlázhat még ki a megrendelőnek (Számlázható); szállítói oldalon ennyi alvállalkozói számla érkezése várható (Számlára vár). Ha nagyobb nullánál, sárga keret emeli ki. | 1 387 320 |
A kártya alján lévő sáv ugyanezt képben mutatja: a szürke sáv és a függőleges vonal a szerződött összeg, rajta világoskékkel az igazolt, kékkel a kiszámlázott, zölddel a kifizetett rész. Ha a vonal pirosra vált, az igazolt összeg meghaladja a szerződöttet. A sáv fölé víve az egeret a pontos összegek is megjelennek.
Fedezet
Ha a projektnek van vevői oldala, a Fedezet kártya háromféle alapon számolja ki, mennyi marad a bevételből a költségek után (összegben és a bevétel százalékában):
- Várható (szerződés alapján) – a vevői szerződött összeg mínusz az alvállalkozói szerződött összeg. Ha egy alvállalkozónak nincs szerződéses összege, a TIG-gel igazolt összegével számol.
- Teljesítés alapján (TIG) – a vevői oldalon igazolt összeg mínusz az alvállalkozói oldalon igazolt összeg.
- Számlák alapján – a kimenő számlák mínusz a bejövő számlák.
A partnerenkénti táblázat
A Partnerenként táblázat oldalanként csoportosítva sorolja fel a partnereket a fenti értékekkel és a Hátralévő szerződéses összeggel (szerződött mínusz igazolt). Egy sorra kattintva – vagy a Tab billentyűvel kijelölve és Entert nyomva – lenyílik a partner:
- Szerződései (vállalkozói kártyái) a kategóriával, az időtartammal és az összeggel,
- Teljesítésigazolásai az állapotukkal (Rögzített, Aláírt, Elfogadva, Elutasítva), a visszatartással és az igazolt összeggel,
- Számlái a Fizetve / Nyitott / Lejárt címkével, a fizetési határidővel és a nettó összeggel.
Bármelyik tételre kattintva a saját adatlapjára jut.
A partner neve mellett figyelmeztető jelzések jelenhetnek meg. Az egeret föléjük víve részletes magyarázatot kap:
| Jelzés | Jelentése | Teendő |
|---|---|---|
| Túlteljesítés | A TIG-gel igazolt összeg meghaladja a szerződött összeget. | Ellenőrizze, hogy minden pótmunka-szerződés rögzítve van-e, és helyesek-e a TIG-ek. |
| Eltérő összeg | A kártya szerződéses összege és a TIG adatlapján megadott vállalási ár eltér. A fül a kártya összegével számol. | Igazítsa össze a két értéket. |
| Szöveges összeg | A kártyán az összeg szövegként szerepel (pl. „30.000.000.-ft”, „100.000 Ft/forduló”). A rendszer kiolvassa belőle a számot, de nem biztos, hogy jól. | Írja be az összeget tiszta számként. |
| Csak bruttó | A kártyán csak bruttó összeg van, ezért a nettó szerződött értékbe nem számít bele. | Adja meg a nettó összeget is. |
| Pénznem | Egy tétel más pénznemben van, és nem számolható át, ezért nem kerül az összesítőbe. | Ellenőrizze a tétel pénznemét. |
| Ellenőrizendő TIG | Egy teljesítésigazolás tételében az ár szövegesen szerepel (pl. szóközökkel tagolva: „35 804 796”). A rendszer – a TIG PDF-jéhez hasonlóan – csak az első szóköz vagy vessző előtti számot veszi figyelembe. | Javítsa a tétel árát tiszta számra a TIG adatlapján. |
Mi számít bele?
Számlák: a LiLFinance számlái. Nem számít bele a piszkozat, a kiállítás alatt lévő, a sztornózott vagy érvénytelenített számla és a díjbekérő. A más pénznemű számla HUF-os projektnél a számlán rögzített árfolyammal számolódik át. Ugyanez a szabály érvényes a LiLFinance Utókalkulációjára is.
Régi (LiLBill) számlák: a fül nem számolja őket. Ha a projekthez tartozik ilyen, egy tájékoztató sor jelzi, a régi számlalistára mutató linkkel.
Teljesítésigazolások: minden aktív teljesítésigazolás. Az egyszerűsített TIG-ben nincs ár, ezért az nem számít bele.
Szerződések: azok a vállalkozói kártyák, amelyek a Projekt adatok fül szerződés-szakaszában is látszanak.
A fül jobb felső sarkában a Frissítés gombbal újraszámoltathatja az adatokat (például ha közben egy másik lapon számlát rögzített), az Excel export gombbal pedig letöltheti az áttekintést. Az Excel-fájl négy munkalapot tartalmaz: Összesítő (partnersorok és oldalankénti összesen), Szerződések, Teljesítésigazolások és Számlák.
Lépésről lépésre: egy partner pénzügyi állapotának megnézése
- Nyissa meg a projekt adatlapját, és kattintson a Pénzügy fülre (ha nem fér ki a fül-sávba, a Továbbiak menüben találja).
- A felső kártyákon tekintse át az oldalak összesítőjét. A sárga keretes Számlázható / Számlára vár érték mutatja a legfontosabb teendőt.
- A Partnerenként táblázatban kattintson a partner sorára.
- A lenyílt részben kattintson arra a szerződésre, teljesítésigazolásra vagy számlára, amelyet meg szeretne nyitni.
Gyorsabban is odaérhet: a vállalkozó kártyáján a Pénzügy gomb rögtön a fülre visz, a vállalkozó sorát lenyitva.
A Pénzügy fület azok látják, akik a projekt teljesítésigazolásait is megtekinthetik. Vendég felhasználók nem látják.
Lépésről lépésre: új projekt rögzítése
- Nyissa meg a bal oldali menüből a Projektek pontot.
- Kattintson az Új projekt gombra. A rendszer létrehoz egy üres projektet, Önt automatikusan hozzárendeli, és rögtön megnyitja az adatlapot szerkesztésre.
- Elsőként írja be a Projekt név mezőbe a projekt nevét. Amíg a név üres, a fülek, a résztvevők, a vállalkozók és az alprojektek zárolva vannak (a név alatt figyelmeztetés jelzi ezt); a név beírásakor azonnal elérhetővé válnak.
- Adja meg a munkaszámot (Projekt azonosító / Munkaszám), majd válassza ki a megrendelőt, a szolgáltatás típusát és a státuszt.
- Ha van, adja meg az építési napló számát, majd a Projekt résztvevők blokkban rendelje hozzá a felelősöket kategóriánként (Megrendelő, Tervező, Kivitelező, Műszaki ellenőr, Pénzügyi) – egy kategóriába több személyt is felvehet, partner-kapcsolattartót is.
- A Szerződések és egyéb dokumentumok szakaszban az Új vállalkozó gombbal vegye fel a projekthez tartozó vállalkozókat és szerződéseiket, és mindegyiknél válassza ki a szerződés kategóriáját.
- Ha a projekt több egységből áll, az Alprojektek / Alvállalkozói szerződések blokk Új alprojekt gombjával hozzon létre alprojekteket – az új alprojektnél is először a nevét adja meg.
- A Felhasználók kezelése fülön adja hozzá azokat a munkatársakat, akiknek dolgozniuk kell a projekten.
- Kész! A projekt mostantól elérhető a listában, és kiválasztható a megrendeléseknél, jegyzőkönyveknél, számláknál.
Projekt aktiválása és inaktiválása
Egy lezárult projektet nem kell törölnie: a lista sorának végén (vagy az adatlap státuszmezőjében) állíthatja inaktívvá, hogy ne zavarja a napi munkában. Az inaktív projektek később bármikor visszakereshetők és újra aktiválhatók a státusz-szűrő Inaktív nézetéből.
Projekt törlése
Egy projekt törléséhez használja a lista sorának végén lévő törlés műveletet, vagy az adatlap Projekt törlése fülét. Alprojektet a fő projekt alprojekt-táblázatában, a sor végi törlés gombbal törölhet.
Törlés előtt gondolja át! Egy projekthez rengeteg adat kapcsolódik: megrendelések, szerződések, jegyzőkönyvek, ütemtervek, anyagok és számlák. A projekt törlése ezekre a kapcsolatokra is hatással lehet. A legtöbb esetben biztonságosabb a projektet inaktívvá tenni, mint véglegesen törölni.
Kapcsolódó fogalmak
- Projekt – egy munka, beruházás vagy kivitelezés, amely köré a rendszer többi adata rendeződik.
- Alprojekt – egy fő projekt önállóan kezelhető, alárendelt egysége.
- Munkaszám – a projekt egyedi azonosítója, amelyre a dokumentumokon hivatkoznak.
- Fővállalkozó / Alvállalkozó – a projekthez szerződött vállalkozók szerepe.
- Teljesítésigazolás – az elvégzett munka igazolása, amely a számlázás alapja.
- Számlázható összeg – a TIG-gel igazolt, de még ki nem számlázott teljesítés.
- Fedezet – a bevételből a költségek után megmaradó összeg.